Art. 1 Geltungsbereich
Dieses Spesen- und Entschädigungsreglement gilt für alle Mitglieder des VIS, die Freiwilligenarbeit im VIS leisten.

Art. 2 Definition von Auslagen, Spesen und Entschädigungen
¹ Eine Auslage ist ein Aufwand, den eine Person für den VIS vorgestreckt hat, unabhängig davon, ob diese Person persönlich davon profitiert hat.
² Eine Spese ist ein Aufwand, welcher der Erfüllung des Vereinszwecks unmittelbar dient und von dem im VIS tätige Personen gleichzeitig persönlich profitieren.
³ Eine Entschädigung ist ein Aufwand, von dem im VIS tätige Personen persönlich profitieren und der nicht unmittelbar dem Vereinszweck dient.

Art. 3 Geldzahlungen
Sowohl Spesen als auch Entschädigungen dürfen nicht reine Geldzahlungen sein. ¹

Art. 4 Grundsatz
¹ Den im VIS tätigen Personen sollen durch ihre Tätigkeit keine privaten Kosten entstehen.
² Falls Spesen im Rahmen dieses Reglements notwendig sind, sollen diese möglichst tief gehalten werden.
³ Im Wesentlichen werden folgende Auslagen ersetzt:

a.

Fahrtkosten,

b.

Verpflegungskosten.

Art. 5 Spesenrückerstattung
Die Spesen werden grundsätzlich effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet.

Art. 6 Fahrtkosten
Für die Reisen im Rahmen ihrer Tätigkeiten sollen Helfende nach Möglichkeit die öffentlichen Transportmittel benutzen, wenn durch die Benutzung anderer Verkehrsmittel keine wesentliche Kostenersparnis resultiert. Kosten für Warentransport im Rahmen von Veranstaltungen fallen unter das jeweilige Budget der Veranstaltung.

Art. 7 Taxifahrten
¹ Kosten für den Gebrauch eines Taxis werden nur dann vergütet, wenn die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist.
² Die Kosten werden bis maximal CHF 50.00 gegen Beleg erstattet. Wird trotz zumutbarer öffentlicher Verkehrsverbindung ein Taxi benutzt, werden die Kosten nicht vergütet.

Art. 8 Verpflegungskosten
¹ Bei notwendigen Arbeiten ab ca. 4 Stunden mit klar ersichtlichen Mehrwert für den Verein können Verpflegungskosten gegen Beleg zurückerstattet werden.
² Die Kosten werden bis maximal CHF 20.00 pro Person pro Mahlzeit und CHF 40.00 pro Person pro Tag gegen Beleg erstattet.

Art. 9 Grundsatz
¹ Die Tätigkeit im VIS ist ehrenamtlich. Es besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Entschädigungen.
² Es können jedoch Entschädigungen im Budget vorgesehen werden.

Art. 10 Kommissionsessen
¹ Die Kommissionen können Kommissionsessen durchführen, an welchen alle Kommissionsmitglieder teilnehmen dürfen.
² Die Form und Häufigkeit der Kommissionsessen obliegt der Kommission.
³ Pro Kommissionsmitglied und Semester stehen CHF 50.00 für die Durchführung von Kommissionsessen zur Verfügung. Die Kommissionen sind daran gehalten, die Ausgaben stets in Relation zur Anzahl am Kommissionsessen anwesender Mitglieder zu halten. ²

Art. 11 Amtsübergebendes Essen des Vorstands
¹ Aktive und scheidende Vorstände haben einmal pro Semester nach der Amtsübergabe des Vorstands Anrecht auf die Durchführung eines amtsübergebenden Essens.
² Das Budget für dieses Essen beträgt pro anwesenden Teilnehmenden zweimal den für Kommissionsessen in diesem Semester pro Person zur Verfügung stehenden Betrag.

Art. 12 Abschiedsgeschenke für abtretende Vorstandsmitglieder
Der Vorstand darf für seine abtretenden Mitglieder ein Geschenk organisieren. Dabei stehen maximal CHF 100.00 pro abtretendes Vorstandsmitglied zur Verfügung.

Art. 13 Spesenkontrollkomitee
¹ Das Spesenkontrollkomitee (SKK) besteht aus dem Präsidium, dem Vizepräsidium, der Quästur, sowie allen Kommissionspräsidien.
² Das SKK trifft sich mindestens einmal im Semester. Das SKK kommentiert dabei alle eingegangenen Spesenbelege und erstellt einen Bericht, welcher der Mitgliederversammlung vorgelegt wird. Der Bericht beinhaltet mindestens eine Übersicht über die eingegangenen Spesen sowie eine Einschätzung der aktuellen Spesensituation im VIS. Kommt das SKK zur Einschätzung, dass Spesen ungerechtfertigt zugestanden wurden, muss dies der Mitgliederversammlung im Bericht klar erkennbar gemacht werden.

Art. 14 Spesenantrag und Visum
¹ Für alle Spesen ist ein begründeter, schriftlicher Spesenantrag notwendig.
² Spesen müssen durch ein Mitglied des Vorstands oder des Kommissionspräsidiums dem Präsidium, dem Vizepräsidium oder der Quästur des VIS zur Bewilligung vorgelegt werden. Allerdings dürfen in keinem Fall bewilligende und antragstellende Person die selbe Person sein.
³ Die bewilligende und die antragsstellende Person müssen auf Anfrage der SKK bereit sein zu Anträgen Stellung zu nehmen.
⁴ Verschiedene Arten von Spesen für denselben Zweck müssen auf getrennten Anträgen eingereicht werden.

Art. 15 Spesenbeleg
¹ Helfende müssen für die Rückerstattung ihrer Spesen einen Spesenbeleg mit dem zugehörigen Spesenantrag einreichen.
² Belege, die dem Spesenbeleg beigelegt werden müssen, sind Dokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, Kreditkartenbelege und Fahrspesenbelege.

Art. 16 Revisionsbestimmungen
Dieses Reglement ist Teil der AGO des VIS und kann von der Mitgliederversammlung gemäss Art. 41 der Statuten geändert werden.

Art. 17 Version
Dieses Reglement wurde am 04.10.2023 von der Mitgliederversammlung erlassen und tritt am 05.10.2023 in Kraft.